DANSK TRAVSPORT

Glorværdig, national institution kører med Microsoft Dynamics NAV stærkt ind i fremtiden!

– Den komplekse proces omfattede 12 selvstændige løbsbaner spredt i Danmark – og integration til et skandinavisk sportssystem. Forløbet? Enkelt, hurtigt, glat.

I 1892 kørtes der første gang løb på Charlottenlund Travbane, og Dansk Travderby har været afholdt siden 1898. Dansk Travsport Centralforbund blev etableret i 1942 som neutral organisation til at varetage de myriader af transaktioner, der konstant foregår i en af Danmarks store sportsgrene. Med en konvertering til Microsoft Dynamics NAV ligger Dansk Travsport igen stærkt i indersporet.

Mangler du lige overblikket over dansk travsport?

I Danmark fødes der ca. 550-600 travhesteføl om året, og der er omkring 2.700 heste i træning. Lidt over 3.000 heste fra ind- og udland deltager i de 250 løbsdage i travsporten om året, med 10-11 løb hver dag. Lidt over 60.000 heste ligger pt i navnedatabasen med alle avls- og dna-oplysninger. Og de danske travheste deltager også i udenlandske løb. Desuden sælges der flittigt travheste og de skifter ind imellem træner. Alt skal registreres. Dansk Travsports Centralforbund holder styr på samtlige transaktioner. De har hånd i hanke med faktureringen, løbstilmeldinger, fastsættelse af indskud og præmier. Desuden står de også for løbsresultater, udbetalinger af væddeløbspræmier, hestepas, ejerskifter, fødselsattester, navneklausuler, DNA-test, registrering af ejerfarver, hingstefremstillinger, importcertifikater og så videre. Og så er vi slet ikke kommet ind på galopsporten, som også varetages hér.

Klaus Frederiksen, økonomichef i Dansk Travsports Centralforbund, fortæller:

‟Vi er samlingspunktet for 8 selvstændige travløbsbaner Danmark over, samt Klampenborg Galopbane og de 3 galopbaner i Odense, Århus og Ålborg. De er selvstændige juridiske enheder, og kører alle fælles økonomistyringssystem med samme kontoplaner og kassekladder. Hovedsædet for ‟koncernen” er hos os. Samtidigt er vi forbundet med ATG, et svenskudviklet sportssystem, hvor alle vores data om heste og løb indlæses to gange dagligt og er tilgængelige for hestesporten i både de skandinaviske lande og resten af Europa.
Hver bane har egne folk, der håndterer indtastningen af alle relevante detaljer før, under og efter et løb. De udgør informationen til hovedsystemet, så alle linjer til de forskellige fakturaer er genereret korrekt fra starten. Dagen efter et løb skal alle oplysninger kunne ses på en given hestekonto og ansvaret for, at alt er korrekt, ligger hos os og banerne.
Der er omkring 20.000 transaktioner hver måned fordelt på ca. 2.000 forskellige fakturaer – og før vores konvertering til Microsoft Dynamics NAV krævede massefaktureringer eksempelvis, at vi foretog kørsler om natten. Nu er det hurtigt og kan foregå på et vilkårligt tidspunkt.

Konvertering med rækkevidde i hele Danmark

Konverteringen af økonomistyringssystemet var ganske enkelt en nødvendighed – vi har kørt Microsoft XAL i mange år, tilbage til starten på vores samarbejde med ADDvision i 2000. Microsoft supporterede ikke længere vores system, og CEO/Partner Per Steen Jensen fra ADDvision hjalp os med at vælge en god efterfølger. Vi endte med Microsoft Dynamics NAV. Per Steen Jensen kom også med idéer til det nye system, så vi kunne benytte lejligheden til at gøre vores daglige håndtering af transaktionerne skarpere, hurtigere og mere flydende. Vi ville være fremtidssikrede og uafhængige af styresystemer ved at køre på en virtualiseret platform. Per Steen Jensen var helt enkelt med på et bestyrelsesmøde og demonstrerede de muligheder, vi ville få, når vi konverterede til den noget mere moderne teknologi. Vi har haft et fortrinligt samarbejde med ADDvision lige fra dag ét. Det skyldes blandt andet, at alle vi samarbejder med hos ADDvision forstår vores branche og kender vores terminologi. Alle småændringer og udviklinger i gennem årene er klaret hurtigt og nemt, fordi ADDvision kender vores forretning og er en kompetent sparringspartner. Det var også derfor, at det var nemt at sige ja til opgraderingen til Microsoft Dynamics NAV.

Stram styring OG fleksibilitet med agil projektmetode

Vores konvertering krævede lidt ekstra, fordi de involverede jo er spredt over hele landet. Efter beslutningen var truffet, holdt vi og ADDvision derfor møder med medarbejderne fra alle implicerede løbsbaner for at sikre en god modtagelse af det nye system. Vi diskuterede, hvad vi behøvede at have med fra det gamle til det nye system. Vi havde også en dialog om hvad vi havde brug for af ny funktionalitet, og vi etablerede en styregruppe i netværket og planlagde uddannelseskurser. Der gik kun 3 måneder fra vi startede projektet til vi foretog den endelige konvertering til det nye system, med samtlige specialudviklede tilretninger fra det gamle system. Projektet har været meget komplekst og indkøringsforløbet kort. Alligevel har det kørt som planlagt. Det skyldes i høj grad ADDvisions agile projektmetode, som forenede fleksibilitet med en stram styring. Derfor fik vi den rigtige løsning – og leveret til tiden.
Vi afholdte 2 heldagsseminarer, hvor medarbejdere fra alle baner deltog og fik mulighed for at afprøve systemet. Fra første gang vi kørte fakturering er det gået rigtigt godt. Det er dog stadig en læringsproces, især fordi medarbejderne ikke sidder fysisk sammen. Men med tanke på, at vi havde det tidligere system helt inde under huden igennem 15 år og nu har skulle lære et nyt fra grunden på få måneder, er jeg tilfreds.

Hestenetbank i fremtiden

Vores system giver nu en meget bedre performance end før. Alle opdateringer og kørsler foregår i et helt andet tempo. Med det nye økonomistyringssystem har vi også fået mulighed for at etablere et sidestykke til en netbank. Et sted hvor hesteejere og -trænere kan gå ind og se deres konto online hos os, og få hele overblikket over løb, heste og andre informationer. Det bliver en stor og effektiv forbedring for alle, der er involveret i hestesport i Danmark.